事例紹介

お客様設備の点検や修繕業務を請負っているが、現場にはマニュアルなど多くの紙資料をもちこまなければならず、不足があったり、ついでに予定のなかった機器を点検する際には紙資料を取りに戻らなければならず手間が発生している。また、現場で紙で作成した作業や点検記録を事務所に持ち帰って整理し報告書としてまとめてお客様へ提示しなければならないため、時間外作業を多発している。加えて、現場で発見された不良個所など、手入れの方法にお客様の確認や承認が必要な場合、作業を中断し担当者様のもとにお伺いするか現場まで来ていただく必要があるため、待ち時間が発生してしまう。

EAST2と連動するタブレットアプリ工（TAKUMI）を準備しております。電子化したマニュアルなどタブレットに入れて現場へ持ってゆけるため、重い資料を現場に持ち込む必要がありません。また、予定になかった機器の資料については、取りにもどらずともネットを使って取り寄せることができます。点検や作業の記録はその場で報告書として作成し、作業の完了後すぐに、お客様へお渡しすることができます。写真や動画、音声などを遠隔地にいるご担当者様と共有できるため、無駄な待ち時間を発生させず、即座に作業方針をたてることができます。

高度経済成長時代に多くの設備を導入したが、そろそろ更新時期を迎えつつある。しかし、経済成長が鈍化した今の世の中にすべてを一度に更新するのは経営負担が大きい。リスクの高い設備から更新してゆきたいが、どの設備がどれだけのリスクを抱えているかが分からない。

EAST２では設備台帳を軸として、その設備の点検結果や事故障害発生およぼ復旧実績、懸案などをデータベース化しております。これに設備の重要度、利用頻度等を加味したうえでBIツールを使って機器のリスクマップを作成しました。これにより、リスクのレベル毎に機器がどれくらいあるかがビジュアルに把握でき、加えて時系列でのリスク変化をシミューレションできるようになりました。

工事原価の精度が低い。材料費や諸経費は現場監督が毎月末まとめて精算するのを待たないとわからない。外注費は請負先から届く請求書を事務処理するまでわからない。人件費は事務担当が独自に算出するので、根拠が薄い。工事原価は事務処理が終わった後に集計されるので、報告があがるまで２、３ヶ月かかかる。そのため現場で何か問題が起こっていても手の打ちようがない。

EAST2では、タブレットをつかって現場で精算でき、自動で材料費や諸経費の原価を計算します。現場監督が毎月末精算を行う必要がありません。外注費は発注処理を行った段階で推定実績として原価に計上しますので、外注先の請求を待つ必要がありません。また、現場勤怠と工数管理が連動していますで、現場で勤務打刻を行えば、勤務表の作成と工数入力をまとめて終わらせることができます。現場従事毎に本人または現場監督が工数を入力をおこなうので、精度の高い人件費をリアルタイムに把握することができます。

このように、システム上で日々の業務を行う事でリアルタイムに工事原価が集計されますので、問題の兆候をつかむことができ、早目に手を打つことが可能です。

現場作業が多く、社内情報の共有化が難しい。特に文書やファイルが社内の共有フォルダに入っているが、現場からは見ることはできないし、整理されずゴミ溜め状態になっている。また、設計書やマニュアル類の紙媒体は、社内の書棚に保管されているが、必要なさいに何がどこにあるかが分からない

基幹システムであるEAST2に文書管理機能を追加しました。電子ファイルの管理と紙の所在管理ができ、電子ファイルは登録すると閲覧用としてPDFに自動変換しますので、現場からも閲覧が可能です。また、チェックイン・アウト機能によるVer管理。組織による閲覧権限の設定、プロジェクトに紐づけての管理なども可能です。

電気設備の定期点検業務は、複数の機器の点検が並行して実施され、現場監理者がまとめて点検結果を記録している。そのため、準備ができた機器から順不同で点検結果が報告される。昔は、各機器毎の点検項目をA4の紙１枚程度にまとめ視認性よく記録できていたが、新しい設備管理システムでは点検記録表は一覧形式のExcelで出力されるためパソコンで直接入力しようとすると作業に追いつかない。仕方がないので、現場では昔ながらの紙の記録表に記入し、事務所に戻ってからシステムに入力している。

共同研究で、新しい設備管理システムから出力したExcelの点検項目を昔ながらの紙のフォーマットに変換し、タブレットで入力できるシステムを開発し、実証実験を行いました。当然、事務所に戻りWiFiが使える環境になるとタブレットで入力した点検記録は設備管理システムに取り込めるので、再入力作業は必要なくなりました。

このシステムを応用、パッケージ化し工（TAKUMI）として市販化しています。

当グループでは、有料老人ホームを４施設運営している。旧システムでは、各施設毎にサーバを執務室の片隅に設定して使っていたが、設置場所の安全性の問題、ファン音や発熱による労働条件の悪化、5年毎に訪れる機器保守切れに伴うリプレイスの負担、各施設には専門の担当がいないにも関わらず故障時の対応等、課題が多くあった。

旧システムのリプレイスに合わせて、SAKURAを採用いただきました。各施設のサーバ保守切れ時期は五月雨式に訪れますが、最古施設の保守切れ時期に合わせて、全施設のシステムを一つにまとめてクラウドに移行しました。各施設でのサーバをなくし、ハード、ソフトともに一括で保守できる体制になりました。

現場代理は現場から現場へ渡り歩いてく。その際に必要な機材は、いちいち倉庫に戻すのが面倒なのと、次の現場で使う際に在庫がないこと憂慮して、使わない期間も現場に囲っておく。すると、新しい現場ができた際、倉庫の機材はいつも在庫がないため機材を新規に購入するか、リースする必要がでてくる。

EAST2の資機材管理では、機材の入出庫を管理し、今どの現場が、何をいくつ持ち出しているかをリアルタイムに見える化しました。この情報を事務所上長も含め現場代理人間で共有しているため、必要な機材の在庫がなくても、現場間で融通することができるようになりました。また、機材の予約機能もあり、いつから何の機材が必要かを登録しておけば、必要に応じて上長が現場間の調整をおこなうようになりました。加えて、機材の在庫がなく購入やリースすれば、その購入費やリース代は該当現場の原価になります。しかし、社有機材の場合、これらはいくら使っても原価になりません。そこで社有機材でも時間単価を設定できるようにし、現場で持ち出している間は原価として計上するようにしました。そうすることで、機材を持ち持ち出しているあいだ原価が増えてゆくため、現場代理人は、こまめに機材を返却するようになりました。

これら、総じて社有機材の回転率があがり、不要な機材の購入やリースがなくなりました。

工事会社の倉庫で資材を管理しているが、持ち出した資材が余った際には再び倉庫に戻してくるが、次に持ち出すものは戻ってきた使いかけの資材ではなく新しい資材から持ち出していく。

EAST2の資機材管理機能では、倉庫から資材を出庫した段階で、件名の原価として計上しています。そこで、簿外品用の棚を設け、使いかけの資材はもとの棚ではなく簿外品の棚に戻すようにしました。簿外品の棚の物は出庫処理をしなくてよいので件名の原価には計上しません。作業者は簿外品の棚から優先的に持ち出すようになりました。

電気設備の保守を行っている。保全車に必要な機材や材料を載せて現場を回るが、作業者は現場での材料欠品を恐れて保全車に積めるだけ積んで現場でに出てしまう。倉庫では材料を貯蔵品として管理しているが、保全社に材料がどれだけ積まれているか把握していないため、棚在庫が不足すると補充してしまう。そのため、倉庫と保全車で余剰在庫を抱えてしまっている。また、保全車はいつも満杯で走っているため燃費が悪い。

EAST2では、在庫管理に仮出庫機能を追加し、現場在庫の管理をできるようにしました。本件では保全車を現場在庫とみなし、倉庫から保全車に積んだ段階で仮出庫、保全車から材料を使った段階で本出庫とし原価に計上することにしました。そのため、倉庫の担当者も棚在庫に加え今、保全車にどれだけ材料が積まれているかを把握して上で不足品の補充を行い、また保全車間での融通、保全車での材料の滞留率から適正な現場在庫の判断もできるようになりました。

労働安全衛生法で、従業員の定期健康診断が義務付けられているが、事業所が各地に点在しているため、受診状況の把握が難しく未受診者がでる恐れがある。

EAST2の人事オプションとして健康診断管理の機能を追加しました。対象者の洗い出しから、受診機関の設定、受診のアナウンス、未受診者への督促、問診票の管理、受診結果の履歴管理、報告、面談等が管理できます。

また、シフト（配員計画）機能と連動しますので、通常業務と連動して管理できます。